La secrétaire de direction est au cœur de l’entreprise. En effet, elle entend tout, voit tout, note tout, envoie tout et reçoit tout. Elle est de ce fait sollicitée en permanence et doit donc faire preuve d’une bonne organisation. Aussi, elle doit être méthodique pour remplir les tâches à lui confier. Mais, comment atteindre cette efficacité ? Le présent article aborde 5 astuces d’organisation d’une secrétaire de direction.
Rôle de la secrétaire de direction
La secrétaire de direction joue un grand rôle au sein d’une organisation, d’une entreprise ou d’un service. En effet, elle est chargée de tout le travail du secrétariat et en occurrence des tâches de l’administration. Quand il s’agit de l’administration, il faut prendre en compte le supérieur direct et les autres chefs départements. La mission de la secrétaire est de prendre des rendez-vous, préparer les réunions et rédiger leurs comptes rendus. Elle est amenée à prendre en charge les lettres professionnelles, faire l’archivage, contacter les clients, organiser des réunions ou congrès ou ateliers… Mais, pour réussir dans sa mission, il faudrait qu’elle taille une grande importance aux 5 astuces suivantes.
Le temps, un outil important à mieux gérer
Une secrétaire de direction qui prend réellement soin de son travail devra savoir gérer son temps. Pour mieux y arriver, il faudra qu’un objectif soit bien défini et bien clarifié. En effet, c’est suivant l’objectif que se définit le cap à tenir pour mieux remplir sa mission. Lorsque l’objectif est défini, les tâches journalières peuvent alors être programmées sur le calendrier 2019 Excel. Au fait, c’est l’objectif qui permet d’identifier ces différentes tâches. Dans ce cas, une priorité devra être donnée aux tâches les plus urgentes. Aussi, la secrétaire doit bien aménager son bureau afin de mieux disposer les requêtes de dernières minutes pour ne pas mélanger les pinceaux.
Bien prendre les notes
La secrétaire dans son rôle est appelée à prendre note pour par exemple rédiger ses comptes rendus ou recevoir les directives pour des correspondances. Mais, ces notes doivent être prises efficacement pour vous permettre une meilleure rédaction et afin de mieux transcrire ce qui lui est demandé. Lorsqu’un rendez-vous doit être pris avec votre patron, prenez bien soin de noter : les références de la personne, l’objet de la rencontre ou de la réunion, la date envisagée par la personne pour la réunion, et d’autres personnes à convier pour la séance… Ce faisant, vous serez félicitée par vos collègues.
Un coin réservé aux tâches à effectuer
Afin de mieux savoir où vous en êtes dans vos tâches de la journée, réservez un panier où les dossiers à travailler sont gardés. De même, lorsque vos collègues amèneront des dossiers urgents à traiter, ce panier est le parfait endroit pour déposer lesdits dossiers. Cela vous permettra de garder un œil sur vos travaux.
Chaque jour avec ses tâches
En dehors des urgences à régler sur champ, réserver des jours pour certaines tâches vous rendra plus efficace. Vous pouvez par exemple archiver vos documents les jeudis.
Codez vos dossiers
Pour cela, vous pouvez utiliser des couleurs spécifiques pour chaque type de dossier. Pour vous rappeler des dossiers urgents, vous pouvez utiliser le rouge. Selon vos préférences, codez donc les dossiers qui viennent d’arriver, ceux de vos patrons… L’objectif, c’est que vous sachiez répertorier où et quoi en temps réel.